Er ontstaat nogal wat onduidelijkheid omtrent de fietsvergoeding die een werknemer kan verkrijgen bij zijn werkgever. Zeker nu de Speed Pedelec plaats neemt op de openbare weg. Hoe zit de vergoeding in elkaar en geldt die vergoeding voor elk type fiets?
Wanneer krijgen werknemers een fietsvergoeding?
Werkgevers kunnen een vergoeding uitbetalen aan werknemers die (een deel van) hun woon-werkverkeer met de fiets afleggen. De werkgever beslist zelf of hij een fietsvergoeding toekent. Het is dus een gunst en geen verplichting, tenzij dit vastligt in een CAO van je sector.
Een fietsvergoeding moedigt werknemers aan om te kiezen voor de fiets in hun woon-werkverkeer. En meer fietsende werknemers levert alleen maar voordelen op!
- Het bedrag van de fietsvergoeding tot 0,23 euro per kilometer mag de werkgever inbrengen als 100{8d80941504a3f4399d052316f7acfc7f515702429fe600571af3b6ea616dd353} aftrekbare bedrijfskost, waardoor de bedrijfswinst en de daarop toegepaste vennootschapsbelasting daalt. De vergoeding is RSZ-vrij.
- Investeringen in infrastructuur en fietsaccessoires zijn voor 120{8d80941504a3f4399d052316f7acfc7f515702429fe600571af3b6ea616dd353} aftrekbaar
- Parkeervoorzieningen zijn veel goedkoper voor fietsen dan voor auto’s. Op de oppervlakte van één autoparkeerplaats kun je tot tien fietsen stallen.
- Fietsende werknemers zijn per jaar gemiddeld één dag minder afwezig door ziekte. Ze zijn ook productiever omdat ze fitter zijn en minder gestresseerd.
- Fietsende werknemers staan niet in de file, hun aankomsttijd is goed voorspelbaar.
- De onderneming krijgt een positief en duurzaam imago en wordt aantrekkelijker als werkgever.
Ongeveer de helft van de beroepsactieve Vlamingen woont op minder dan 10 kilometer van het werk. Slechts 15{8d80941504a3f4399d052316f7acfc7f515702429fe600571af3b6ea616dd353} gebruikt de fiets. Er valt dus nog heel wat winst te boeken! Naast de fietsvergoeding zijn er nog tal van andere middelen om meer werknemers op de fiets te krijgen. Zo is er Bike to Work, een online platform van de Fietsersbond. Per gefietste dag verdienen werknemers een fietspunt. Die punten kunnen ze inruilen voor voordelen. Meer informatie op www.biketowork.be.
Welke fietsen?
Deze regeling geldt voor gewone fietsen, elektrische fietsen (pedelecs tot 25 km/u) en snelle e-bikes (speed pedelecs tot 45km/u).
Hoeveel bedraagt de fietsvergoeding?
De werkgever bepaalt zelf het bedrag. Doorgaans is dit 0,23 euro per kilometer. Tot dat bedrag is de fietsvergoeding wettelijk vrijgesteld van belastingen (sinds januari 2017).
Dit bedrag kan jaarlijks geïndexeerd worden. De eventuele aanpassing wordt jaarlijks opgenomen in het document “Bericht in verband met de automatische indexering inzake inkomstenbelastingen” van de FOD Financiën, Administratie van Fiscale Zaken. Het staat de werkgever vrij om de indexering al of niet toe te passen.
Hoeveel kilometer en welke verplaatsingen?
- Werknemer en werkgever bepalen in onderling overleg welke de beste en veiligste route is. De kortste weg is niet altijd de veiligste! In de praktijk betekent dit dat de werknemer een route voorstelt aan de werkgever.
- De werkgever kan bepalen of de fietsvergoeding geldt voor een enkele woon-werkrit of ook voor de terugrit.
- De werkgever kan zelfs meerdere heen- en terugritten per dag terugbetalen indien de werknemer meermaals per dag heen en weer naar/van het werk pendelt (bv. middaglunch).
- De fietsvergoeding kan ook uitbetaald worden voor dienstverplaatsingen, zelfs al gebeuren deze met een fiets van het bedrijf. In dit geval is de fietsvergoeding een kost “eigen aan de werkgever” die 100{8d80941504a3f4399d052316f7acfc7f515702429fe600571af3b6ea616dd353} aftrekbaar is maar sociale lasten genereert.
- Er is geen wettelijke begrenzing aan het aantal kilometers. Hiermee motiveert de overheid de keuze voor een comfortabele, veilige en aangename weg.
Papierwerk?
De registratie van het aantal gefietste kilometers is niet wettelijk geregeld. Aanvankelijk gebeurde dit vooral met een papieren aangifteformulier. Tegenwoordig schakelen meer en meer werkgevers over naar digitale registratie gekoppeld aan de elektronische toegangscontrole of de fietskalender van Bike to Work. De werkgever kan ervoor kiezen om dan eenmalig een fietsengagement te laten ondertekenen door de werknemer waarin hij/ zij aangeeft minimaal xx {8d80941504a3f4399d052316f7acfc7f515702429fe600571af3b6ea616dd353} van het woon-werkverkeer met de fiets af te leggen.
Hoe werkt de fiscale vrijstelling?
De werkgever kan de fietsvergoeding inbrengen als 100{8d80941504a3f4399d052316f7acfc7f515702429fe600571af3b6ea616dd353} aftrekbare bedrijfskost (waardoor de bedrijfswinst en de daarop toegepaste vennootschapsbelasting daalt) en genereert deze ook geen sociale lasten.
Voor de werknemer is het een onbelaste inkomst.
Deze gunstige fiscale behandeling geldt echter alleen als de vergoeding berekend is op basis van de effectief in het woon-werkverkeer afgelegde fietskilometers en het bedrag niet hoger is dan 0,23 euro per kilometer.
Indien de fietser meer dan 0,23 euro per kilometer krijgt, wordt het bedrag boven 0,23 euro wel belast als loon (voor de werknemer), is het verworpen als aftrekbare bedrijfskost en genereert het sociale bijdragen voor de werkgever.
Fietsvergoeding inbrengen als beroepskost?
Indien de werknemer opteert voor het bewijzen van zijn beroepskosten (en dus niet voor de forfaitaire belastingaftrek), kan hij zijn fietsverplaatsingen in het kader van woon-werkverkeer inbrengen als kost ten bedrage van 0,23 euro per kilometer.
Je kan niet enkel je fietsverplaatsingen, maar je volledige fiets(gebruik) inbrengen als beroepskost. Je leest er hier meer over.
Combinatie met andere vergoedingen?
Een werknemer kan voor hetzelfde traject slechts één fiscaal vrijgestelde vergoeding ontvangen. De vergoeding kan in die zin gecombineerd worden met een tussenkomst voor het openbaar vervoer, indien de werknemer een deel van de verplaatsing tussen de woonplaats en het bedrijf per fiets aflegt en een deel met het openbaar vervoer.
Hetzelfde geldt voor de combinatie fietsvergoeding en autovergoeding indien de werknemer bijvoorbeeld met de wagen tot de rand van de stad rijdt en daar overstapt op de (vouw)fiets. Ook is het mogelijk voor een deel van de werkdagen een fietsvergoeding te geven en voor een aantal dagen autovergoeding.
Ook een werknemer die een bedrijfswagen heeft kan een fietsvergoeding krijgen voor die dagen dat de woon-werkverplaatsing met de fiets gebeurt, of wanneer hij/zij het voor- of natraject per fiets aflegt.
